Comment gérer les connexions, les widgets, les tableaux de bord et les rapports ?
Octoboard propose deux produits - Octoboard pour les entreprises et Octoboard pour les agences. Ils sont tarifés différemment. Votre abonnement peut être basé sur un certain nombre de paramètres tels que le nombre total de connexions d'application, de tableaux de bord, de rapports et de widgets que vous avez dans votre compte Octoboard. Pour la liste complète des paramètres qui affectent votre abonnement, veuillez visiter la tarification Octoboard pour les entreprises. L'image suivante montre certains d'entre eux :
Pour plus d'informations sur les produits et les tarifs d'Octoboard, veuillez consulter ce billet de la base de connaissances.
Lors de l'achat d'un abonnement Octoboard for Business, vous pouvez avoir plus de widgets, de tableaux de bord et d'autres ressources que ce qui est autorisé dans le plan sélectionné. Dans ce cas, Octoboard ne vous permettra pas de procéder à l'achat à moins que vous ne réduisiez le nombre de ressources créées. La plateforme peut afficher la notification suivante :
Lors de la connexion à une nouvelle page Facebook ou à une propriété Google Analytics dans Octoboard for Agencies, vous pouvez également dépasser la limite maximale de connexions.
Octoboard pour les Agences est facturé en fonction du nombre de clients que votre agence gère. Les clients de l'agence sont des entreprises auxquelles vous offrez vos services. Chaque client de l'agence peut avoir des connexions à toutes les applications cloud que nous prenons en charge (Facebook, Google Ads et plus de 60 autres), mais une seule connexion par application est autorisée par client (par exemple, une page Facebook par client de l'agence, une propriété Google Analytics par client de l'agence, etc.). Si vous achetez une licence pour 15 clients, cela signifie que vous pouvez avoir jusqu'à 15 pages clients Facebook connectées, ainsi que 15 propriétés Google Analytics, 15 comptes Google Ads, 15 comptes Twitter, etc.
Si vous vous connectez à plus de ressources que ce qui est autorisé dans votre plan Octoboard for Agencies, vous verrez apparaître une boîte de dialogue qui répertoriera toutes les connexions existantes. Vous pouvez toujours supprimer des widgets dans vos rapports et tableaux de bord qui utilisent une connexion dont vous n'avez plus besoin ou effectuer une mise à niveau (sélectionnez un plan supérieur).
Ce tutoriel explique comment gérer ou réduire le nombre de tableaux de bord, de widgets, d'applications connectées, de groupes d'utilisateurs et de rapports.
Octoboard se connecte à plus de 60 applications cloud telles que Facebook, Twitter, Google Ads, Zapier, Google Sheets, les bases de données SQL et autres. Les connexions aux applications cloud sont visibles au sein de vos groupes d'utilisateurs (clients). Si vous avez plus de connexions que ce qui est autorisé dans votre plan, vous pouvez les supprimer de votre compte. Pour ce faire, sélectionnez d'abord le groupe (ou client) à partir duquel vous souhaitez supprimer les connexions en utilisant la boîte de sélection en haut à droite, comme indiqué ici.
Ensuite, accédez à la liste des connexions en sélectionnant l'option GÉRER LES CONNEXIONS... dans le menu en haut à droite :
Parcourez la liste à gauche pour supprimer les connexions ainsi que les widgets qui les utilisent. Si vous décidez de supprimer uniquement les connexions sans widgets, vous pourrez ensuite utiliser un autre identifiant de connexion pour reconnecter les widgets déconnectés.
Le processus de connexion des widgets existants à un autre identifiant de connexion est expliqué dans le post suivant de la Base de connaissances.
Dans de nombreux cas, une connexion d'application telle que la connexion Facebook ou la connexion Google Analytics est utilisée pour accéder à plusieurs propriétés Google Analytics (sites web). Mais vous n'avez besoin de supprimer qu'une seule propriété de page. Supprimer toute la connexion n'est pas une bonne idée dans ce cas car cela supprimerait TOUTES les propriétés Google Analytics connectées ou les pages Facebook.
Pour supprimer une seule propriété, vous devrez supprimer tous les widgets qui utilisent cette propriété. Vous pouvez télécharger la liste complète des connexions et localiser les rapports ou tableaux de bord qui utilisent les connexions et supprimer soit des widgets individuels, soit l'ensemble du tableau de bord ou du rapport.
Le lien pour télécharger la liste complète des connexions utilisées (identifiants de connexion, propriétés, rapports, tableaux de bord et widgets) est disponible en bas du message d'information. Vous devez être administrateur du compte Octoboard pour consulter la liste complète car elle contient des données pour tous les clients de la plateforme. L'image suivante montre ce lien :
Les groupes d'utilisateurs (ou clients dans Octoboard for Agencies) contiennent des tableaux de bord, des rapports et des connexions d'application séparés. Vous pouvez inviter des utilisateurs à gérer les groupes d'utilisateurs (clients) et leur attribuer des rôles. Pour plus d'informations sur la gestion de plusieurs groupes d'utilisateurs (clients), veuillez lire cet article de la base de connaissances.
Les groupes d'utilisateurs peuvent être accessibles en sélectionnant l'interrupteur en haut à droite de l'écran :
Vous pouvez inspecter et configurer les paramètres des groupes d'utilisateurs en sélectionnant "GERER LES GROUPES D'UTILISATEURS..." dans le menu en haut à droite indiqué ci-dessus.
Si vous avez plus de groupes d'utilisateurs (ou de clients) que ce qui est autorisé dans votre plan, supprimez les groupes d'utilisateurs sélectionnés en utilisant le bouton SUPPRIMER qui est affiché sur l'image suivante :
Vous pouvez supprimer tous les groupes d'utilisateurs sauf le tout premier (client) dans votre compte, comme expliqué dans cet article de la base de connaissances qui explique comment gérer plusieurs clients dans Octoboard.
Vous pouvez avoir des rapports et des tableaux de bord séparés dans vos groupes d'utilisateurs (clients). Votre plan peut limiter leur nombre total. Si le nombre total de tableaux de bord et de rapports dans tous les groupes d'utilisateurs (clients) dépasse la limite autorisée, utilisez les éléments de menu GÉRER LES TABLEAUX DE BORD... et GÉRER LES RAPPORTS... affichés ici pour en supprimer certains :
Utilisez le panneau de gauche et les boutons SUPPRIMER (indiqués ci-dessous) pour supprimer les tableaux de bord et les rapports dont vous n'avez pas besoin. Visitez vos groupes d'utilisateurs (clients) pour vérifier tous les tableaux de bord et rapports de votre compte.
Pour savoir combien de widgets (graphiques, tableaux, cartes) vous avez dans le compte, visitez les groupes d'utilisateurs disponibles (clients) et sélectionnez les éléments de menu GÉRER LES TABLEAUX DE BORD... et GÉRER LES RAPPORTS... décrits précédemment.
Dans le panneau de gauche, vous verrez quels tableaux de bord (ou rapports) utilisent le plus de widgets. Vous pouvez supprimer les widgets un par un ou supprimer des tableaux de bord ou des rapports entiers. Pour supprimer un rapport, utilisez le bouton SUPPRIMER ou l'élément de menu SUPPRIMER comme indiqué ici :
Octoboard pour les Agences plateforme effectue périodiquement des audits de sécurité et d'utilisation. Pendant l'audit, la plateforme examine tous les widgets utilisés dans les rapports et les tableaux de bord et calcule combien d'applications cloud sont connectées, à quelle fréquence les connexions sont supprimées et reconnectées et si des seuils de connexion sont dépassés.
Si lors d'un audit, le système constate que votre compte utilise plus de connexions que le nombre de clients que vous avez achetés, il affichera une boîte de dialogue qui répertoriera toutes les connexions, ressources et clients qui les utilisent (voir l'image ci-dessous). Pour résoudre les problèmes signalés par l'audit, vous pouvez soit supprimer les widgets qui utilisent des connexions dont vous n'avez plus besoin, soit mettre à niveau votre compte (acheter des clients supplémentaires).
Pour supprimer les widgets inutilisés, vous pouvez suivre le processus décrit ci-dessus (section "Gestion du nombre de widgets"). Cliquez sur le lien "Télécharger la liste complète..." pour générer un fichier texte qui répertoriera tous les clients, rapports, tableaux de bord et widgets qui utilisent des connexions.
